Noha a kifejezést az üzleti körökben relatív gyakorisággal írják körül, sokuk számára továbbra sem világos a „virtuális asszisztens” egyértelmű meghatározása, és az, hogy mit nyújthatnak üzleti vagy magánszemélyek részére. Egy olyan korban, amikor a virtuális asszisztenseket összekeverhetik a korlátozott képességekkel rendelkező mesterségesen intelligens robotokkal, fontos megérteni, hogy a virtuális asszisztensek nagyon emberi lények és képesek számos üzleti tevékenységgel foglalkozni, ami felbecsülhetetlen értékű, ezáltal időt és pénzt takaríthat meg Önnek.

Mi is pontosan egy virtuális asszisztens?

A virtuális asszisztens, vagy a VA tömör, pontos meghatározása „magasan képzett, független szakember, aki távolról nyújt adminisztratív, műszaki és / vagy kreatív üzleti támogatási szolgáltatásokat”. A virtuális asszisztensek kezdete a kilencvenes évek technológiai fellendüléséből fakad, amely lehetővé tette a vállalkozások és a független vállalkozók közötti kapcsolatépítést. Korábban a helyszínen elvégzendő munkákat távoli asszisztensekre ruházhatták át az internetes kommunikáció egyéb formái révén.

A virtuális asszisztensek nem pusztán titkárok, Ők egyéni vállalkozóként működnek. Mivel a virtuális asszisztensek általában szolgáltatást kínálnak számos ügyfél számára, rugalmas ütemezési lehetőségeket kínálnak, amelyek azt jelentik, hogy csak azokra az órákra kell fizetnie, amelyekre valóban szüksége van, ez éles ellentétben áll a teljes munkaidős adminisztratív asszisztensekkel.

Milyen feladatokra tudjuk igénybe venni egy virtuális asszisztenst?

Míg a „virtuális asszisztens” egy széles kifejezés, amely magában foglal bármit, a nyugdíjas pénzügyi szakértőktől kezdve egészen olyanig, aki jól ismeri a rengeteg adminisztratív feladat kezelését, vannak olyan mindennapi feladatok, amelyeket a virtuális asszisztensek általában képesek kezelni. A virtuális asszisztensek piaca egyre növekszik és specializálódik, de a virtuális asszisztensek felvételének néhány általános tendenciája jól megalapozott.

A virtuális asszisztensek általában körülbelül öt éves tapasztalattal rendelkeznek irodai környezetben, gyakran irodavezetőként, adminisztratív asszisztensként és más hasonló pozíciókban. Számos virtuális asszisztens olyan feladatokra szakosodott, amelyekre minden vállalkozásnak szüksége van, de amelyeket nem tudnak házon belül megbirkózni. Virtuális asszisztenst igénybe vehet bárki, aki úgy érzi, hogy az időbeli korlátok korlátozzák képességüket arra, hogy üzleti vagy karrierjük előrehaladására összpontosítsanak. Gyakran az egyéni szakemberekre és a kisvállalkozásokra van a legnagyobb szükségük a virtuális asszisztens által biztosított készségekre.

Virtuális asszisztensnek át lehet adni az adminisztratív feladatokat, mely magában foglalja a kontaktlisták, táblázatok és naptárak szervezését és karbantartását, amelyek rendszeres frissítésre, átírásra és az ügyfél nevében történő levelezésre szükségesek, könyvvitel, például számlázás és könyvelés vagy éppen válaszol az ügyfelek kérdéseire. A kisvállalkozások és az egyéni vállalkozók esetében fontolja meg az általános virtuális asszisztens felvételét, mielőtt vállalkozása stratégiai elképzelése elkezdődne. 

Miért éri meg egy virtuális asszisztenst alkalmazni?

A távoli segítségnyújtás és a szolgáltatások előnyei, hogy képesek megtakarítani pénzt. Míg ezek az asszisztensek általában pénzügyi szempontból megalapozottabb alternatívát kínálnak a teljes munkaidős asszisztens felvételének költségeihez, addig a hozzáadott érték abban rejlik, hogy a VA nem irodai alkalmazottként jár el.

Az az előny, hogy egy virtuális asszisztens nem egy adott munkahelyen dolgozik, és felszerelését saját maga biztosítsa, azt jelenti, hogy irodája kevésbé lesz zsúfolt, és nem kell attól tartania, hogy egy másik számítógépet, telefont és egyéb költségeket felvegyen a kiadásokba. Annak ellenére, hogy ritkán, vagy soha nem lesznek jelen az irodában, minőségi virtuális asszisztens lesz elérhető a levelezéshez, amikor csak szüksége van rájuk. Természetesen az ésszerű munkaidő vonatkozik a virtuális asszisztensekre, csakúgy, mint a teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottakra.

Következtetés

A kisvállalkozások és az egyéni vállalkozások számára elengedhetetlen a költségmegtakarítás lehetősége, amikor csak lehetséges, a munka magas színvonalának megőrzése mellett. Ez arra a körülményre is vonatkozik, amikor egy alkalmazott helyettesítésére vagy kisegítésére van szükség.